Czynności kancelaryjne Powiatowej Poradni Psychlogiczno-Pedagogicznej
SYSTEM KANCELARYJNY
1. W Poradni obowiązuje system kancelaryjny oparty na rejestracji pism przychodzących i wychodzacych w dzienniku korespondencji oraz rejestracji spraw w spisach spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt .
2. System bezdziennikowy polega na klasyfikacji dokumentacji w układzie rzeczowym (na podstawie wykazu akt) stanowiącej podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw, rejestracja ta prowadzona jest na stanowiskach pracy.
3. Dodatkowo dla kotroli obiegu korespondencji , rejestruje się pisma przychodzace i wychodzące w dziennki korespondencyji, prowadzonym przez sekretariat na zasadzie pomocniczego środka ewidencyjnego.
RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE
ARCHIWALNE
1.Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej i podziału kompetencji w jednostce organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności poradni oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania (kategorie archiwalne).
2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego rzędu oznaczonych symbolem od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest 00 - 99. Analogicznie dokonuje się dalszego podziału klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000 - 999, a w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie potrzeby klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest 0000 - 9999, aż do stworzenia klasy końcowej oznaczonej kategorią archiwalną.
3. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw ,tj. hasła oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie akt.
4.Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło i symbol klasyfikacyjny.
5.W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może dokonać zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora szkoły w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.
6.Podział akt na kategorie archiwalne:
1) Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację o wartości historycznej, naukowej, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. W Szkole nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A.
2) Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi czas przechowywania w szkole, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
3) Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu może być brakowana na stanowiskach pracy bez przekazywania do składnicy akt, lecz pod kontrolą archiwisty zakładowego i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym.
7.Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw.
PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH:
1.Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie, rejestracja i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
2) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.
3) wysyłanie korespondencji i ich przesyłek,
4) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,
5) udzielanie informacji interesantom , a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych pracowników.
2. Czynności kancelaryjne w poradni wykonują:
1) sekretariat,
2) prowadzący sprawy,
3.Pracownicy prowadzący sprawy rejestrują je w spisach spraw oraz załatwiają.
4. Zakresy obowiązków poszczególnych pracowników prowadzących sprawy określają zakresy czynności stanowisk pracy, ustalone przez kierownika jednostki oraganizacyjnej.
PRZYJMOWANIE I OBIEG KORESPONDENCJI
1. Korespondencję przyjmuje sekretariat poradni i rejestruje ją w dziennki korespondencyjym.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie kierownika jednostki oraganizacyjnej.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust. 9 , z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.
4. Po otwarciu koperty stwierdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) wartościowych, poufnych, priorytetowych,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,
7) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty.
6. Jeżeli pracownik Poradni otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych , jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu rejestracji i uzupełnienia danych w dzienniku korespondencji..
7. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
9. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.
10. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć wpływu ( załącznik nr 1). Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wumagających merytotycznego załatwienia , a także na umowach.
11. Do pieczęci wpływu wpisuje się datę otrzymania pisma i numer ewidencyjny , pod którym pismo zostało zarejestrowane w dzienniku korespondencyji.
12. W dzienniku korespondencji ( załącznik nr 2) przy rejestracji pism wpływających zamieszcza się :
1) liczbę porządkową,
2) datę wpływu przesyłki,
3) tytuł przesyłki,
4) nazwę nadawcy , który przesłał przesyłkę,
5) datę przesyłki,
6) znak, którym opatrzona jest przesyłka,
7) wskazanie , komu przydzielono przesyłkę,
8) liczbę załączników ,jeśli dołączono je do przesyłki,
9) inne informacje , jeśli są konieczne.
