PRZYJMOWANIE I OBIEG KORESPONDENCJI
Korespondencję przyjmuje sekretariat i rejestruje ją w dzienniku korespondencji.
Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
Przesyłki specjalnego rodzaju (np. paczki, listy polecone, priorytetowe, przesyłki wartościowe) sekretariat wpisuje do dziennika korespondencji, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom.
Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem ust.9, z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem.
Po otwarciu koperty stwierdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) wartościowych, poufnych, priorytetowych,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością,
7) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty.
Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy.
Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć wpływu.Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, załączniki, dokumenty osobiste itp.).
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywania wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
Przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej Poradni oraz przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i drukuje oraz nanosi na nie pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwionych i rozstrzyganych przez jednostkę organizacyjną drukuje się i włącza bez rejestracji w dzienniku korespondencyjnym i dekretacji bezpośrednio do akt spraw
PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI
Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do dzienika korespondencji sekretariat przekazuje korespondencję kierowownikowi jednostki organizacyjnej do dekretacji. Przesyłki adresowane imiennie do kierownika jednostki organizacyjnej sekretariat przekazyje bezpośrednio kierownikowi. Kierownik jednostki oragnizacyjnej po przejrzeniu przesyłek określa , które sprawy załatwia osobiście , a pozostałe przesyłki dekretuje , przydzielającemu je do załatwienia pracownikom prowadacym sprawę .
WEWNĘTRZNY OBIEG AKT
Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się jedynie akta, co do których obowiązek pokwitowania wynika z odrębnych przepisów.
Wewnętrzny obieg akt powinien być bezpośredni, tzn. pisma należy kierować wprost do właściwego pracownika prowadzącego sprawę z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.
Pisma w obiegu wewnętrznym przekazywane są bezpośrednio przez pracowników prowadzących sprawę.
REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK
AKTOWYCH
Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta sprawy i nie tworząca akt sprawy.
Dokumentacja tworząca akta sprawy jest przyporządkowana do sprawy i oznaczona w wyniku rejestracji znakiem sprawy, dokumentacja nie tworząca akt sprawy podlega przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy.
Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 3). Sprawę rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w jednostce organizacyjnej. Dalszych pism dotyczących danej sprawy nie wpisuje się do spisu spraw, tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
Prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy już wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę.
Wszystkie dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy tworzą akta sprawy i otrzymują ten sam znak sprawy. Na korespondencji przychodzącej znak sprawy wpisuje się w pieczęci wpływu (załącznik nr 1), a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma pod pieczątką nagłówkową.
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy jednostki organizacyjnej,
2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła;
Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 7, i oddziela kropką w następujący sposób: PPPP.4402.6.2019, gdzie:
1) PPPP- oznacza Powiatową Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczna z siedzibą w Walimiu
2) 4402 - oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) 6 - oznacza czwartą sprawę rozpoczętą w 2017 r. w jednostce organizacyjnej, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 4422,
4) 2019 – oznacza rok, w którym sprawa została wszczęta.
Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.
Akta szeregu spraw, dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego, łączy się w jednej lub kilku teczkach, w zależności od ilości akt, które oznacza się tym samym symbolem klasyfikacyjnym.
Dla każdej teczki, założonej według wykazu akt, prowadzi się oddzielnie spis spraw (załącznik nr 3). Zamieszcza się w nim:
1) kolejny numer sprawy, poczynając od nr 1 w każdym roku,
2) treść danej sprawy,
3) nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy,
4) datę pierwszego pisma nadesłanego lub wysłanego w danej sprawie,
5) datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa.
W sytuacji, o której mowa w ust. 5 sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy…” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
Nie podlega rejestracji dokumentacja nie tworząca akt sprawy, tj:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią akt sprawy,
2) niezamawiane przez jednostkę organizacyjną oferty, które nie zostały wykorzystane,
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma,
4) dokumentacja finansowo – księgowa, a w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe,
5) listy obecności,
6) karty urlopowe,
7) środki ewidencyjne składnicy akt,
8) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych
Dokumentację nie tworząca akt sprawy należy odkładać do teczek aktowych założonych zgodnie z klasyfikację wynikającą z wykazu akt.
ZAKŁADANIE TECZEK
Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt.
Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.
Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.
W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok. Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw.
Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
Dopuszcza się zakładanie teczek zbiorczych, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki macierzystej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.
W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki aktowej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki aktowej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw danej teczki, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz oznaczenie roku (np. PPPP.0712.2.5.2019).
Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu:
1) na środku u góry – nazwę szkoły,
2) w lewym górnym rogu – znak akt tj. symbol szkoły i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt,
4) na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce,
5) pod tytułem – daty skrajne (roczne) tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce (w przypadku akt osobowych nad datami skrajnymi wpisuje się dzienną, miesięczną i roczną datę przyjęcia i zwolnienia pracownika z pracy),
6) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy (wzór opisu tytułowej strony teczki – załącznik nr 4 ).
Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.
ZAŁATWIANIE SPRAW
Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe i najprostsze formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.
Formy załatwiania sprawy mogą być ustne, odręczne lub pisemne.
Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie (telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.
Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach, w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie.
Załatwianie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma na stanowisku pracy, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informującym o sposobie załatwienia sprawy.
Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach szkoły, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia, itp.
W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę (rękopisu, brulionu), podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu (w formie maszynopisu lub wydruku komputerowego). Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do adresata, natomiast jego kopie pozostawia w aktach szkoły.
Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
1) umieścić nagłówek (pełną nazwę szkoły),
2) w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
3) wpisać adres,
4) każde pismo oznaczyć datą i znakiem sprawy oraz znakiem pisma,
5) treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
6) zamieścić podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko),
7) pod treścią załatwienia sprawy z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika,
8) w razie potrzeby należy określić pilność sprawy – „bardzo pilne”, „terminowe” lub podać określenie „poufne”, itp. zamieszczone pod adresem.
Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału, czy też z odpisu - należy u góry zaznaczyć „odpis” lub „odpis z odpisu”, a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem” lub „Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego.
Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, niemającą z nią bezpośredniego związku.
Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę. Prowadzący sprawę powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu sekretariat wysyła go adresatowi. Prowadzący sprawę, po otrzymaniu drugiego egzemplarza wysłanego pisma (z dołączonymi załącznikami), odkłada je do akt sprawy.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie w dwóch egzemplarzach - do podpisania.
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony", „priorytet", „za potwierdzeniem odbioru", itp.,
2) adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą:
„Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,
3) ewentualne wskazówki dla sekretariatu
Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW
Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:
1) pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie,
2) terminowe, które powinny być załatwione do 14 dni z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie,
3) zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia.
Jeżeli załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie nie jest możliwe:
1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kpa,
2) gdy sprawa dotyczy odpowiedzi dla organów władz nadrzędnych, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu z podaniem uzasadnienia oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.
3) otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której one dotyczą.
Sprawy, które można załatwić od ręki (krótkie odpowiedzi, sprawy powtarzające się) należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania.
